Cómo Tramitar el Paz y Salvo de Administración para Vender o Arrendar Inmuebles en Colombia

Qué es y qué certifica exactamente el paz y salvo de administración

Cuando te preparas para cerrar un negocio inmobiliario en Colombia, ya sea traspasar la propiedad de tu apartamento o recibir de vuelta las llaves de un inmueble en alquiler, los números deben cuadrar con precisión milimétrica. Dentro del régimen de propiedad horizontal, regulado por la Ley 675 de 2001, el paz y salvo de administración es el certificado oficial mediante el cual el administrador da fe de que la unidad privada se encuentra al día en el pago de sus obligaciones económicas con la copropiedad.

Es fundamental entender el alcance legal de este certificado. De acuerdo con el artículo 29 de la Ley 675, el paz y salvo se refiere estrictamente a las contribuciones a las expensas comunes necesarias causadas a la fecha de expedición. Esto incluye tanto las cuotas mensuales ordinarias de administración como las cuotas extraordinarias debidamente aprobadas por la asamblea general de copropietarios para obras, imprevistos o mejoras de los bienes comunes.

Un error muy extendido entre administraciones de edificios y conjuntos residenciales es pretender condicionar la entrega del paz y salvo al pago de multas de convivencia, sanciones por ruido o cobros de áreas comunes que se encuentren en litigio o pendientes de debido proceso. El certificado notarial atestigua el estado de cuenta de las expensas causadas; mezclar disputas de convivencia no ejecutoriadas con la solvencia de las cuotas de sostenimiento carece de sustento para frenar el negocio.

Trámite para Venta: El paz y salvo ante la Notaría (Art. 29 Ley 675)

En las compraventas, donaciones o cualquier acto traslaticio de dominio sobre bienes sometidos a propiedad horizontal, el artículo 29 de la Ley 675 de 2001 impone una obligación tajante: el notario público tiene el deber legal de exigir el certificado de paz y salvo de expensas comunes expedido por el representante legal de la copropiedad antes de autorizar la firma de la escritura.

Así como debes verificar al día el certificado de paz y salvo de valorización e impuestos territoriales, el documento de la administración garantiza que el inmueble entra al patrimonio del comprador libre de pasivos frente al edificio. Sin embargo, surge una pregunta crítica que asusta a muchos propietarios: ¿qué ocurre si la fecha de escrituración llegó y el administrador no ha entregado la constancia?

Contrario a la creencia popular, la venta no se cae automáticamente ni el notario está impedido para cerrar la escritura. El inciso 5 del mismo artículo 29, avalado plenamente por la Corte Constitucional en la Sentencia C-408 de 2003, establece un salvavidas legal: si el paz y salvo no se presenta, el notario puede protocolizar la escritura pública siempre que se inserte en ella la constancia de que la solicitud fue debidamente radicada ante el administrador y que el comprador acepte de manera expresa asumir la solidaridad legal por cualquier saldo que resulte adeudado.

Para el comprador, aceptar escriturar solo con la constancia de radicación representa un riesgo patrimonial real, pues responderá solidariamente con el inmueble ante la copropiedad por deudas que haya dejado el vendedor. Por ello, la recomendación para el vendedor es solicitar el documento con suficiente antelación para no entorpecer el desembolso de créditos hipotecarios ni generar desconfianza en la notaría.

Trámite para Arriendo: Cambio de tenedor, trasteos y entrega de llaves

En el mercado de arrendamiento, el paz y salvo cumple una función de protección tanto para el propietario como para el arrendatario saliente. El inciso 2 del artículo 29 de la Ley 675 estipula que existe solidaridad por las expensas comunes ordinarias entre el propietario del bien privado y el tenedor a cualquier título durante el periodo de su ocupación.

Cuando un inquilino entrega el apartamento, la administración debe expedir la constancia de que las cuotas ordinarias causadas durante los meses de contrato fueron canceladas a cabalidad, dando cumplimiento al numeral 13 del artículo 51 de la Ley 675, que faculta al administrador para certificar el estado de cuentas ante el cambio de tenedor. Si quieres conocer a fondo cómo interactúan los reglamentos internos con los inquilinos, puedes revisar nuestra guía sobre las reglas de la Ley 675 para arrendar en conjuntos cerrados.

Pilas con un abuso recurrente en la propiedad horizontal: en algunos conjuntos residenciales, la portería pretende bloquear físicamente la salida de camiones de mudanza si el inmueble registra cuotas pendientes. Retener muebles, electrodomésticos o enseres personales como medida de presión es una vía de hecho abiertamente ilegal. La Ley 675 no confiere atribuciones policivas ni de secuestro de bienes muebles a la administración; cualquier saldo pendiente debe cobrarse por los canales formales mediante un proceso ejecutivo ante la justicia ordinaria (Art. 48 de la Ley 675).

Paso a paso para radicar la solicitud y modelo de carta formal

Para evitar retrasos y garantizar que tu documento tenga validez en notaría o ante la agencia de arrendamientos, sigue un conducto formal documentado. Puedes consultar también el procedimiento paso a paso para solicitar formalmente el paz y salvo al administrador.

1. Verifica tus pagos previos: Revisa que las consignaciones o transferencias bancarias de las últimas cuotas ordinarias y extraordinarias estén debidamente acreditadas en el sistema contable de la copropiedad.
2. Radica por escrito formal: Envía la solicitud al correo electrónico institucional de la administración o radica una copia física firmada en la oficina de administración o consejería, solicitando sello o constancia de recibido.
3. Monitorea los términos legales: Al constituir una solicitud formal de expedición de documentos, opera el derecho fundamental de petición reglamentado por la Ley 1755 de 2015. Su artículo 14, numeral 1, fija un plazo de hasta diez (10) días hábiles para resolver peticiones de información y expedición de copias o certificaciones.

Qué hacer si el administrador se niega o cobra tarifas indebidas

En ocasiones surgen roces porque la administración demora injustificadamente el documento o impone cobros no estipulados. Según los anuncios activos en Colombia Move (septiembre 2026), hay 145 avisos de vivienda y solo 2 de arriendo temporal; conviene llegar al cierre con el certificado listo.

En cuanto a los costos, la expedición del certificado no cuenta con una tarifa nacional fijada por ley. Por regla general es un trámite gratuito, aunque algunas copropiedades fijan costos operativos mínimos de papelería o copias físicas. Para que este cobro sea legítimo, debe estar expresamente aprobado en el reglamento de propiedad horizontal o ratificado por la asamblea general de copropietarios; cobros desmedidos o improvisados pueden ser objetados.

Si el administrador se niega a expedir el documento a pesar de que el inmueble no registra deudas de expensas, puedes acudir en primera instancia al Consejo de Administración o al Comité de Convivencia para solucionar la controversia de manera expedita. En caso de persistir la negativa injustificada y si esto amenaza con frustrar la firma de tu escritura pública o violar tu derecho al trabajo y a la libre disposición patrimonial, puedes interponer una acción de tutela por vulneración al derecho fundamental de petición.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Qué pasa si la administración no entrega el paz y salvo antes de la fecha de escrituración?

La escritura sí puede otorgarse si hay constancia del radicado y el comprador asume la solidaridad por expensas. Así lo prevé el artículo 29 de la Ley 675 de 2001, vigente y consultada en 2026.

❓ ¿Puede el administrador negar el paz y salvo por una multa de convivencia impugnada?

No: el certificado cubre expensas comunes causadas, no multas de convivencia en trámite. Fuente: artículo 29 de la Ley 675 de 2001, consultada en 2026.

❓ ¿Cuánto tiempo tiene legalmente el administrador para expedir el paz y salvo?

Hasta diez días hábiles si la solicitud de documentos se radicó por escrito. El término sale del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, vigente y consultada en 2026.

❓ ¿Es seguro que la portería retenga la mudanza si hay cuotas pendientes?

No: bloquear el trasteo o retener enseres no es una medida segura ni legal de cobro. El artículo 48 de la Ley 675 de 2001, vigente en 2026, exige proceso ejecutivo judicial.

❓ ¿Tiene algún costo el paz y salvo de administración en Colombia?

Suele ser gratuito o incluir solo un cobro menor de copias si el reglamento lo aprueba. No hay tarifa nacional vigente en 2026; fuente: Ley 675 de 2001.

❓ ¿Dónde puedo publicar mi inmueble una vez tenga el paz y salvo al día?

Puedes publicarlo en clasificados directos sin comisión, como la sección de vivienda de Colombia Move. Declara que estás al día para escriturar o entregar, consultado en 2026.