Contrato de Mandato para Arrendamiento en Colombia: Qué Es, Responsabilidades DIAN y Facturación

Entregar un apartamento, casa o local comercial a una inmobiliaria parece el camino más cómodo para evitar lidiar con inquilinos y llamadas de mantenimiento. Sin embargo, cuando llega la temporada de impuestos o el inquilino corporativo exige factura para deducir costos, muchos propietarios descubren con sorpresa que delegar la administración no elimina sus compromisos fiscales. De hecho, introduce una figura jurídica precisa: el contrato de mandato.

Si eres rentista de capital o tienes una propiedad en arriendo, entender cómo viaja el dinero entre el arrendatario, la agencia y tus cuentas bancarias es indispensable para evitar sanciones ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o inconsistencias en la información exógena.

¿Qué es el contrato de mandato para arrendamiento inmobiliario?

El contrato de mandato en Colombia está regulado por el artículo 2142 del Código Civil y el artículo 1262 del Código de Comercio. En términos sencillos, es un acto jurídico mediante el cual una persona llamada mandante (el propietario del inmueble) confía la gestión de uno o varios negocios a otra denominada mandatario (la inmobiliaria o administrador profesional), quien se hace cargo por cuenta y riesgo del mandante.

Es fundamental no confundir este contrato con el simple corretaje. Mientras que el corretaje se limita a acercar a las partes para cerrar un negocio y concluye al firmar el contrato de arrendamiento, el mandato de administración otorga facultades continuas: recaudar los cánones mensuales, contratar reparaciones, pagar cuotas de administración y representar al dueño ante el inquilino.

A pesar de esta intermediación, la propiedad jurídica del activo y el beneficio económico del canon siguen perteneciendo al mandante. La inmobiliaria solo actúa como canalizadora y cobra por su labor una remuneración o comisión.

Facturación electrónica en mandato: ¿Quién debe expedir la factura?

Históricamente, los pagos de arriendo por inmobiliaria se manejaban con recibos de caja informales. Hoy ese esquema quedó atrás bajo las reglas de la Factura Electrónica de Venta (FEV) y la Resolución DIAN 000165 de 2023.

La regla fiscal rectora está plasmada en el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 (Único Reglamentario en Materia Tributaria), sustituido por el Decreto 358 de 2020:

"En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario".

Esto significa que la inmobiliaria es la responsable legal y operativa de emitir la factura electrónica al inquilino. Dentro de los esquemas técnicos validados por la DIAN, el software de la agencia debe registrar la operación bajo la tipología específica de mandato, diferenciando de forma inequívoca:

• Ingresos recibidos para terceros: El valor del canon de arriendo correspondiente al propietario.
• Ingresos propios del mandatario: La comisión de administración o corretaje pactada con el mandante.

Si la inmobiliaria no segrega estos conceptos en su contabilidad, mezcla el canon del propietario con su comisión y distorsiona sus ingresos propios.

Retención en la fuente y certificados: Reglas del Decreto 1625

La retención en la fuente sobre cánones de arrendamiento genera continuas dudas. De acuerdo con el artículo 1.2.4.11 del Decreto 1625 de 2016, cuando interviene un mandatario, la retención en la fuente se practica consultando siempre la calidad tributaria del mandante (el propietario) y no la de la inmobiliaria.

La tarifa de retención en la fuente a título de renta para el arrendamiento de bienes inmuebles es del 3,5% sobre el canon bruto, conforme al artículo 1.2.4.10.6 del mismo decreto. No obstante, deben presentarse dos condiciones:

1. Que el pagador (el arrendatario) sea calificado como agente de retención (generalmente personas jurídicas o personas naturales con calidades tributarias especiales). Entre dos personas naturales que no son agentes retenedores, no se practica retención en la fuente.
2. Que el monto supere la base legal mínima, reglamentada en UVT por el Decreto 1625 de 2016 y el Decreto 572 de 2025. El porcentaje legal sigue siendo 3,5%; el valor en pesos cambia con la UVT vigente.

Bajo el artículo 394 del Estatuto Tributario, el mandatario debe expedir al agente retenedor una certificación donde conste el nombre y NIT del beneficiario real del pago. De esta manera, el arrendatario retiene y consigna el 3,5% directamente a favor del NIT del propietario, permitiéndole a este último utilizar ese certificado como crédito tributario en su declaración de renta anual.

IVA en arriendos bajo mandato: Vivienda vs. Comercial

El tratamiento del Impuesto sobre las Ventas (IVA) varía drásticamente según la destinación del inmueble y el servicio prestado:

Incluso si tu apartamento está destinado a vivienda y el canon está 100% excluido de IVA, la factura mensual que te cobre la inmobiliaria por su porcentaje de administración sí causará el 19% de IVA sobre su servicio. Si eres persona natural no responsable de IVA, esa tarifa del 19% sobre la comisión se convierte en un costo no recuperable.

La certificación contable obligatoria para tu declaración de renta

Si la inmobiliaria contrata reparaciones o mantenimientos a nombre propio para el inmueble del propietario, ¿cómo deduce el dueño esos gastos ante la DIAN si las facturas electrónicas de los proveedores salieron a nombre de la agencia?

El artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 establece una excepción estricta al artículo 771-2 del Estatuto Tributario: para que el propietario pueda soportar costos, deducciones o impuestos descontables, el mandatario debe expedirle una certificación detallada donde conste la cuantía y el concepto de las operaciones, la cual debe estar suscrita por un contador público o revisor fiscal.

Adicionalmente, la inmobiliaria reporta información exógena a la DIAN sobre pagos, retenciones e ingresos recibidos para terceros. El ingreso económico sigue siendo del propietario y se cruza con su declaración de renta. Cualquier divergencia entre lo reportado por la agencia y esa declaración puede generar un requerimiento.

Mandato con inmobiliaria vs. Arriendo directo: Análisis financiero

En el mercado inmobiliario colombiano, las comisiones de administración bajo contrato de mandato no están fijadas por ley; se determinan por libre negociación comercial. En la práctica, suelen ubicarse entre el 8% y el 10% mensual sobre el canon de arrendamiento, más el IVA del 19% sobre dicha comisión.

Pilas con el precio de esa comisión: se pacta con el administrador. Si tomas el arriendo por tu cuenta, puedes publicar el aviso en la sección de vivienda y hablar directo con quien esté interesado.

Veamos una comparación para un apartamento con un canon mensual de COP 2.500.000:

• Arriendo bajo contrato de mandato (10% de comisión + IVA): La inmobiliaria retiene mensualmente COP 250.000 de comisión más COP 47.500 de IVA (total COP 297.500). En el año, el costo de intermediación asciende a COP 3.570.000, sin incluir eventuales descuentos por seguros o costos de adecuación.
• Arriendo directo entre propietario e inquilino: El propietario no paga comisión de administración y recibe el canon (COP 30.000.000 al año antes de una retención del 3,5% cuando el inquilino es agente retenedor), manteniendo el control de los acuerdos, firmando contratos legalmente exigibles y verificando la solvencia del postulante.

Muchos propietarios optan por el mandato para evitar la búsqueda de prospectos o por temor a la cartera morosa. No obstante, si conoces la normativa de la Ley 820 de 2003 —incluido cómo se calcula el reajuste anual del canon, que puedes revisar en la guía para calcular el incremento del arriendo— y utilizas herramientas digitales de difusión, autogestionar el arriendo te permite conservar la totalidad del rendimiento de tu capital. Para el contrato directo entre propietario e inquilino, parte de una plantilla de arrendamiento de vivienda urbana.

Si actualmente tienes un contrato de mandato con una inmobiliaria y estás evaluando asumir el control directo de tu propiedad, revisa las cláusulas de preaviso e indemnización del acuerdo. También puedes consultar nuestro artículo sobre cómo redactar la carta de terminación de contrato de arriendo con preaviso legal para conocer las pautas de entrega de inmuebles.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Quién debe emitir la factura electrónica al inquilino cuando arriendo con inmobiliaria?

La inmobiliaria (mandatario) es quien debe expedir la factura electrónica de venta al arrendatario en todos los casos, según lo estipulado por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016. La factura debe generarse bajo la tipología técnica de mandato, separando el canon correspondiente al dueño de los cobros propios de la inmobiliaria. Esa regla seguía vigente a septiembre de 2026.

❓ ¿A nombre de quién se practica la retención en la fuente en un contrato de mandato?

La retención en la fuente se practica y consigna a nombre del propietario del inmueble (mandante), atendiendo a su calidad tributaria individual y no a la de la inmobiliaria. Según el artículo 394 del Estatuto Tributario, el intermediario expide un certificado para que el arrendatario retenga al NIT del dueño real. Esa regla seguía vigente a septiembre de 2026.

❓ ¿El canon de arrendamiento de vivienda paga IVA cuando se cobra mediante mandato?

No, el canon de arrendamiento destinado a vivienda urbana está excluido del IVA en Colombia, independientemente de si se arrienda por inmobiliaria o de forma directa. Lo que sí genera un 19% de IVA es la comisión que cobra la inmobiliaria por prestar el servicio de administración. Esa exclusión seguía vigente a septiembre de 2026.

❓ ¿Qué documento debe entregarme la inmobiliaria para presentar mi declaración de renta?

El mandatario tiene la obligación de expedirte una certificación anual firmada por contador público o revisor fiscal donde consten los ingresos recibidos, comisiones cobradas, gastos deducibles y retenciones practicadas. Este documento sustituye las facturas originales de terceros para efectos de soporte contable ante la DIAN. Esa obligación seguía vigente a septiembre de 2026.

❓ ¿Cuánto cobra en promedio una inmobiliaria por administrar un arriendo en Colombia?

En el mercado colombiano, la comisión suele negociarse entre el 8% y el 10% mensual más IVA, porque no hay una tarifa fijada por ley. A esto suele sumarse el costo de la fianza o póliza de arrendamiento colectiva. Ese rango comercial seguía vigente a septiembre de 2026.

❓ ¿Qué riesgos corro si el administrador o inmobiliaria no reporta los datos a la DIAN?

El riesgo principal es sufrir inconsistencias en la información exógena y discrepancias fiscales ante la DIAN, las cuales pueden generar requerimientos o sanciones al mandante. Si el inquilino corporativo practica retenciones pero la inmobiliaria no las certifica, no podrás descontarlas en tu declaración de renta. Ese riesgo seguía vigente a septiembre de 2026.

❓ ¿Puedo terminar el contrato de mandato y publicar el arriendo directamente?

Sí, puedes revocar el mandato conforme a los plazos y causales previstos en el contrato civil o comercial para asumir el arriendo directo y conservar el canon sin comisión de inmobiliaria. Las plataformas directas permiten filtrar inquilinos, solicitar soportes de solvencia y redactar contratos ejecutivos sin intermediarios comisionistas. Esa facultad seguía vigente a septiembre de 2026.