Cómo Cobrar y Pagar la Cuota de Administración en Conjuntos Cerrados (Ley 675 en Colombia)

Vivir o alquilar en un conjunto cerrado en Colombia ofrece ventajas evidentes como vigilancia privada, parqueaderos y zonas comunes. Sin embargo, la cuota de administración (expensa común ordinaria) es una de las fuentes más recurrentes de conflicto entre propietarios, inquilinos y administradores. Cuando un inmueble entra en mora, suelen surgir dudas críticas: ¿a quién puede demandar la administración?, ¿cuál es el interés de mora máximo permitido? y ¿cómo debe pactarse este pago en el contrato de arrendamiento?

En esta guía desglosamos el marco jurídico fijado por la Ley 675 de 2001 (Régimen de Propiedad Horizontal) y la Ley 820 de 2003 (Arrendamiento de Vivienda Urbana) para blindar tu patrimonio y gestionar estos cobros de forma justa y legal.

1. ¿Quién es el verdadero responsable legal ante la administración?

El punto de partida que causa mayor confusión en las copropiedades es la diferencia entre la relación jurídica con el edificio y la relación contractual entre particulares. Ante la persona jurídica de la propiedad horizontal, el único deudor y sujeto pasivo legal es el propietario del inmueble.

El Artículo 29 de la Ley 675 de 2001 establece de forma tajante que los propietarios de los bienes privados están obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. Aunque en el contrato de arrendamiento se haya pactado que el inquilino pagará la administración directamente en la portería o por transferencia al conjunto, la administración no tiene vínculo contractual con el arrendatario.

Si el inquilino deja de pagar tres meses de administración, el administrador del edificio no iniciará un cobro prejurídico contra el arrendatario, sino contra el propietario. De igual manera, existe solidaridad en el pago de expensas cuando se realiza un traspaso de dominio: quien compra un apartamento responde solidariamente por las deudas de administración pendientes dejadas por el vendedor, a menos que se presente el paz y salvo al momento de la escritura pública.

2. Cómo pactar la cuota de administración en el contrato de arriendo

Para evitar sorpresas desagradables donde el propietario descubre una deuda millonaria con la copropiedad, la Ley 820 de 2003 permite estructurar el pago de la administración de dos maneras claras dentro del contrato de arrendamiento:

• Canon global (administración incluida): El inquilino paga un valor mensual único al arrendador (por ejemplo, COP $2.500.000), y es el propietario quien se encarga directamente de transferir la cuota al conjunto. Es el método más seguro para el dueño, ya que mantiene el control total de los pagos.
• Pago directo por el arrendatario: Se estipula un canon de arriendo neto (ej. COP $2.100.000) y se añade una cláusula donde el arrendatario se compromete a pagar de forma independiente la cuota de administración (ej. COP $400.000). En este caso, el contrato debe exigir que el inquilino envíe el soporte de pago junto con el recibo del arriendo cada mes.

Si deseas profundizar en las cláusulas que no deben faltar o aquellas que vulneran tus derechos, consulta nuestra guía sobre cláusulas abusivas en contratos de arrendamiento en Colombia.

Según los anuncios activos en Colombia Move (agosto 2026), hay 119 anuncios activos de vivienda y 22.590 vistas recientes en esa sección: dejar por escrito si la cuota ordinaria va incluida en el canon evita fricciones antes de firmar.

3. Cálculo de intereses de mora y topes legales permitidos

Cuando un residente o propietario se retrasa en el pago de la cuota de administración dentro del plazo fijado por la asamblea (usualmente los primeros 10 o 15 días del mes), la copropiedad tiene el derecho de causar intereses moratorios. Sin embargo, la administración no puede fijar cualquier porcentaje de manera arbitraria.

El Artículo 30 de la Ley 675 de 2001 determina que la tasa de interés de mora será equivalente a una y media (1.5) veces el Interés Bancario Corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia para la modalidad de consumo u ordinario. Por ejemplo, con una tasa de Interés Bancario Corriente del 19.77% E.A. (fijada por la Superfinanciera mediante la Resolución 1139 de 2026), la tasa máxima de mora no puede superar 1.5 veces esa certificación. Cobrar por encima de este tope configura el delito de usura.

Concepto	Regla Legal (Ley 675 de 2001)	Detalle / Aplicación
Tasa Máxima de Mora	1.5x Interés Bancario Corriente	Certificado mensualmente por la Superfinanciera.
Fondo de Imprevistos	Mínimo 1% del presupuesto anual	Obligatorio para atender emergencias comunes (Art. 35).
Sanción por Incumplimiento	Publicación en actas y suspensión de zonas comunes	Aprobado previamente en el reglamento interno.
Título Ejecutivo	Certificación firmada por el Administrador	Permite iniciar cobro judicial inmediato (Art. 48).

Cabe destacar que la Asamblea General de Copropietarios puede aprobar por quórum una tasa de interés inferior a la máxima legal, pero jamás una superior. Asimismo, el Artículo 35 obliga a destinar mínimo el 1% del presupuesto anual al fondo de imprevistos, el cual se recauda dentro de la misma cuota ordinaria.

4. Cobro prejurídico, listas de morosos y mérito ejecutivo

Cuando la mora supera los 60 o 90 días, la administración suele remitir la cartera a cobro prejurídico con un abogado. En este punto, la Ley 675 brinda herramientas de cobro sumamente ágiles:

Según el Artículo 48 de la Ley 675, la certificación de liquidación de deuda expedida y firmada por el administrador del edificio —junto con la copia del acta de la asamblea donde se aprobó el presupuesto— presta mérito ejecutivo. Esto significa que el abogado no necesita convocar un proceso declarativo largo: puede radicar directamente una demanda ejecutiva ante un juez civil para solicitar embargos preventivos sobre la cuenta bancaria, el salario o el propio inmueble del propietario deudor.

¿Es legal publicar listas de morosos?

Esta es una de las disputas más acaloradas en los conjuntos. El parágrafo del Artículo 30 de la Ley 675 autoriza la publicación de la lista de copropietarios morosos. Sin embargo, la Corte Constitucional ha delimitado esta práctica para no vulnerar el derecho al buen nombre y al habeas data:

• Dónde SÍ se puede publicar: En áreas de acceso privado exclusivo para copropietarios, como la cartelera del salón comunal, la citación a la asamblea o los anexos de las actas enviadas a los dueños.
• Dónde NO se puede publicar: En la portería principal, en ascensores o en rejas exteriores donde visitantes, domiciliarios o personas ajenas al edificio puedan ver los nombres y números de apartamento.

Adicionalmente, si la mora involucra la ocupación o cobro indebido de espacios para vehículos, te recomendamos revisar las normas vigentes en nuestra guía sobre el cobro de parqueaderos en propiedad horizontal bajo la Ley 675.

5. Lo que la administración NUNCA puede hacer para presionar el pago

Por más abultada que sea la deuda de administración de un apartamento, el administrador o el consejo de administración tienen límites legales estrictos. Cometer vías de hecho para forzar el pago es ilegal y expone al conjunto a demandas civiles y querellas policivas.

Está estrictamente prohibido:

1. Cortar servicios públicos domiciliarios: La administración no puede suspender el agua, la luz o el gas, ya que estos contratos son directos con las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
2. Impedir el ingreso al inmueble: Ni al propietario ni a sus inquilinos se les puede restringir el paso por la portería, ni negar el uso del ascensor o del citófono.
3. Prohibir la mudanza o trasteo: Salvo que el reglamento de propiedad horizontal contemple expresamente el requisito del paz y salvo para trasteos y este haya sido notificado con debido proceso, retener pertenencias o bloquear un trasteo constituye una vía de hecho.

Lo que sí está permitido es restringir el uso de bienes comunes no esenciales, como la piscina, el gimnasio, el sauna o la reserva del salón social, siempre que dicha sanción esté contemplada en el reglamento interno del conjunto.

Si el incumplimiento de la cuota proviene de un inquilino en mora recurrente que también ha dejado de pagar el canon, el propietario debe actuar con celeridad iniciando el proceso de restitución de inmueble arrendado para recuperar la tenencia del apartamento. Además, para prevenir descalabros con los recibos domiciliarios, revisa las pautas de garantías de servicios públicos en contratos de arrendamiento.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Quién es el obligado legal a pagar la cuota de administración ante la copropiedad?

El propietario del inmueble es el único responsable legal directo ante la administración del conjunto cerrado según el Artículo 29 de la Ley 675 de 2001. Aunque en el contrato de arriendo se acuerde que el inquilino asuma el pago, ante la copropiedad el deudor jurídico siempre será el dueño registrado en el certificado de libertad y tradición.

❓ ¿Cuál es el interés de mora máximo que puede cobrar un conjunto cerrado en Colombia?

El tope de mora es 1.5 veces el Interés Bancario Corriente certificado por la Superfinanciera (Art. 30, Ley 675 de 2001). La asamblea general de copropietarios puede votar una tasa menor, pero jamás superar ese techo legal sin incurrir en usura.

❓ ¿Qué pasa si un inquilino no paga la administración pactada en el contrato de arriendo?

El incumplimiento en el pago de la administración por parte del inquilino constituye una causal expresa de terminación del contrato de arrendamiento según la Ley 820 de 2003. El arrendador debe ponerse al día ante la administración del conjunto para evitar cobros ejecutivos y puede solicitar la restitución del inmueble por la vía legal.

❓ ¿Es legal publicar la lista de propietarios morosos en la portería del conjunto?

No es legal publicar listas de morosos en la portería ni en zonas de acceso público de visitantes. La Ley 675 de 2001 autoriza la publicación de deudores únicamente en áreas privadas destinadas exclusivamente al conocimiento de los copropietarios, como carteleras de salones comunales o actas enviadas a los dueños, protegiendo el derecho al buen nombre.

❓ ¿Puede la administración restringir el uso de zonas comunes al propietario o inquilino en mora?

Sí, puede suspender zonas comunes no esenciales si el reglamento interno lo permite (Ley 675 de 2001). Eso cubre piscina, gimnasio o salón social; no puede bloquear el apartamento, parqueaderos privados ni servicios públicos esenciales.

❓ ¿Qué documento necesita el administrador para demandar el pago de cuotas atrasadas?

El administrador requiere la certificación de liquidación de deuda firmada por él mismo en su calidad de representante legal de la copropiedad. Este documento presta mérito ejecutivo (Art. 48, Ley 675 de 2001), permitiendo solicitar embargos preventivos de cuentas bancarias o inmuebles directamente ante un juez civil.

❓ ¿Dónde puedo publicar un apartamento en arriendo dejando claro el valor de la administración?

Puedes publicar tu inmueble en la sección de vivienda de Colombia Move, consultada en agosto 2026, indicando si la cuota de administración está incluida en el canon. Esto genera confianza inmediata con posibles arrendatarios y previene malentendidos durante la vigencia del contrato.