Inclusión de Beneficiarios en la EPS en Colombia: Documentos y Trámite en Mi Seguridad Social

Respuesta rápida: la inclusión la hace el cotizante, no la familia ni la EPS, entrando a Mi Seguridad Social, buscando «Inclusión de beneficiarios», adjuntando el documento de parentesco y confirmando el resumen. Quién puede entrar lo define el Decreto 780 de 2016, no el parentesco que uno crea justo.

Mucha gente cree que basta con llevar a la EPS el registro civil del hijo y listo. Hoy la novedad se radica en el portal del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), y lo que más enreda a las familias no es el clic, sino saber si el pariente realmente califica. Vamos por partes.

Antes de incluir a nadie, tú ya debes ser cotizante. Si acabas de pasar a independiente, mira cómo afiliarte a la EPS como independiente tras el desempleo; si todavía no estás afiliado, empieza por la ficha de afiliación a la EPS.

Quién puede entrar como beneficiario

La lista está en el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016. En el orden del decreto:

• El cónyuge.
• A falta de cónyuge, el compañero o compañera permanente, incluidas las parejas del mismo sexo.
• Los hijos menores de 25 años que dependen económicamente del cotizante.
• Los hijos de cualquier edad con incapacidad permanente y dependencia económica.
• Los hijos del cónyuge o compañero en esas mismas situaciones.
• Los hijos de esos beneficiarios, mientras conserven la condición.
• Ciertos parientes hasta el tercer grado de consanguinidad, menores de 25 o con incapacidad permanente, si los padres fallecieron, perdieron la patria potestad o están ausentes, y dependen del cotizante.
• A falta de cónyuge o compañero y de hijos, los padres no pensionados que dependan económicamente de ti.
• Los menores de 18 años en custodia legal.

Ojo: no es una lista abierta. Hermanos, suegros o sobrinos solo entran si caben en uno de esos numerales; si no, la vía es el afiliado adicional, que explico más abajo.

Hay dependencia económica cuando una persona recibe de otra los medios necesarios para su congrua subsistencia, y esa condición se registra en el SAT. El decreto no fija un tope de ingresos.

Documentos según el parentesco

Los soportes salen del artículo 2.1.3.7. Esto es lo que dice la norma:

Pilas con las listas que circulan en internet: varias EPS añaden anexos como certificados de convivencia o cartas de pago. Manda el decreto, y si la pantalla del SAT te pide un archivo concreto al abrir la novedad, súbelo como instrucción de esa pantalla, no como cambio de la ley. Tampoco asumas que una declaración juramentada reemplaza la escritura, el acta o la sentencia.

Hijos y recién nacidos

El hijo entra hasta los 25 años si depende de ti. El decreto no pide certificado de estudio, así que no pierdas tiempo pidiéndolo a la universidad. Distinto es el hijo de cualquier edad con incapacidad permanente: ahí sí necesitas el dictamen.

El recién nacido queda afiliado desde el nacimiento y se inscribe en la EPS de la madre, aunque el padre esté en otra EPS o en un régimen especial (salvo fallecimiento de la madre en el parto). Se usa el registro civil o, si aún no existe, el certificado de nacido vivo. El registro civil se allega dentro de los tres meses siguientes cuando no figure en el SAT o haga falta para verificar la calidad de beneficiario. Si la madre es beneficiaria, el bebé entra como beneficiario de ese mismo núcleo. El padre cotizante del contributivo puede pedir incluirlo como su beneficiario después del primer mes de vida.

Padres: la regla general, la excepción y el afiliado adicional

Como regla general, tus padres entran solo si no hay cónyuge, compañero permanente ni hijos, no están pensionados y dependen de ti. «No pensionado» no es lo mismo que «no cotiza a un fondo de pensiones», y el decreto no pide certificado de Colpensiones: el parentesco se prueba con registros civiles.

La excepción es el artículo 2.1.4.4: si tú y tu pareja (incluidas parejas del mismo sexo) son ambos cotizantes, los padres que dependan de uno de ustedes y no coticen pueden inscribirse junto con el otro cotizante. Si uno deja de cotizar, esos padres pueden seguir en la misma EPS como afiliados adicionales, pagando los valores correspondientes.

Si no caben como beneficiarios, queda el afiliado adicional del artículo 2.1.4.5: persona que depende de ti, está hasta el cuarto grado de consanguinidad o el segundo de afinidad y no puede ser cotizante ni beneficiario. Aquí sí hay costo: pagas la UPC de su grupo de edad, el per cápita de promoción y prevención, y el 10 % de la suma de esos dos conceptos para la Subcuenta de Solidaridad. Tiene servicios del plan de beneficios, no prestaciones económicas, y el periodo mínimo de inscripción y pago es de un año, salvo que dejes de ser cotizante o el adicional pase a cotizar. El valor en pesos cámbialo por el que te confirme tu EPS (verifica la cifra vigente).

La cotización mensual se paga aparte; si necesitas repasar ese tema, está en la guía de cómo pagar seguridad social como independiente.

Paso a paso en Mi Seguridad Social

1. Entra a miseguridadsocial.gov.co con tu usuario y contraseña de cotizante.
2. En el buscador escribe «Inclusión de beneficiarios» y elige Comenzar.
3. Lee las recomendaciones y vuelve a elegir Comenzar.
4. Actualiza tus datos complementarios.
5. Ingresa los datos del beneficiario.
6. Adjunta el documento que prueba el parentesco.
7. Si hay más personas, repite; si no, elige «No tengo más».
8. Acepta las declaraciones y autorizaciones.
9. Revisa el resumen de la novedad y confírmalo.

Ten los documentos escaneados antes de empezar. Y una advertencia honesta: si no confirmas el resumen, la novedad no queda guardada, y es el paso donde más gente se queda a medias.

¿Desde cuándo cubre? La fecha de vigencia es la que muestre el resumen del SAT al confirmar. Hay páginas de EPS que publican ventanas de radicación propias; no las copies como regla de todo el país.

La inscripción se hace en la misma EPS del cotizante. Si inscribes a alguien que no cumple las condiciones, o no reportas a quien pierde la calidad de beneficiario, debes reintegrar la UPC y el per cápita de promoción y prevención reconocidos en el periodo sin derecho. Si tu caso es mora o regreso al país, es un trámite distinto: mira cómo activar la EPS al volver a Colombia. El traslado de EPS tampoco se explica aquí.

Cómo comprobar que quedó activo

Consulta «Consulte su EPS» de ADRES con el documento del beneficiario. Lo que aparece es lo que reportó la EPS a la BDUA, así que no esperes verlo el mismo día. ADRES no expide certificado de afiliación; si el dato no coincide, pide el ajuste a tu EPS o por el SAT, y recuerda que la consulta no puede ser el único criterio para negar atención.

Sobre intermediarios: el canal oficial es la cuenta del cotizante en el portal. Desconfía de quien te cobre por «agilizar» lo que tú mismo puedes hacer.

Festivo del lunes 2 de noviembre de 2026

El 1 de noviembre es fiesta de descanso remunerado y, cuando no cae en lunes (también si cae en domingo), se traslada al lunes siguiente. El calendario de Hacienda lista el lunes 2 de noviembre de 2026 como festivo nacional de Todos los Santos. Si vas a viajar ese fin de semana, mira en ADRES antes de salir si tu beneficiario ya figura.

Este texto no calcula la PILA ni cubre el traslado de EPS: son trámites distintos.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Cómo incluyo un beneficiario en Mi Seguridad Social?

El cotizante entra al portal, busca «Inclusión de beneficiarios», adjunta el soporte de parentesco y confirma el resumen de la novedad. La vigencia es la que muestre esa confirmación, no una fecha copiada de otra página de EPS. Si no confirmas el resumen, la información no queda guardada (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Qué documento se pide para el compañero permanente?

El decreto remite a la Ley 979 de 2005: escritura pública ante notario, acta de conciliación en un centro legalmente constituido o sentencia de juez de familia. El archivo concreto que debes subir es el que pida la pantalla del SAT al abrir la novedad, no la lista de una EPS particular (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Puedo afiliar a mis padres si ya tengo cónyuge o hijos?

En la regla general no: entran solo si no hay cónyuge, compañero ni hijos, no están pensionados y dependen de ti. La excepción es cuando tú y tu pareja cotizan ambos; ahí los padres que dependan de uno y no coticen pueden inscribirse con el otro cotizante (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Hasta qué edad entra un hijo y hace falta certificado de estudio?

Hasta los 25 años si depende económicamente de ti, y el decreto no pide certificado de estudio. Distinto es el hijo de cualquier edad con incapacidad permanente y dependencia económica, que se acredita con el dictamen de la EPS o de la entidad que califica la invalidez (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Afiliar beneficiarios sube la cotización?

Quien está en el núcleo del artículo 2.1.3.6 no queda descrito como afiliado adicional. El adicional sí implica pago: UPC por edad, per cápita de promoción y prevención y el 10 % de esa suma, por mínimo un año. El valor en pesos pídelo a tu EPS (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿El recién nacido queda en la EPS de la madre o en la del padre?

Queda en la EPS de la madre desde el nacimiento, aunque el padre esté en otra. El registro civil se allega dentro de los tres meses si hace falta, y el padre cotizante puede incluirlo como su beneficiario después del primer mes de vida (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Dónde miro si ya quedó activo?

En «Consulte su EPS» de ADRES, con el documento del beneficiario. ADRES no expide certificado de afiliación y muestra lo que reportó la EPS; si el dato no coincide, el ajuste se pide a la EPS o por el SAT (verifica en la fuente oficial).