Acta de entrega y paz y salvo al terminar un arriendo en Colombia: Guía para propietarios e inquilinos

Cerrar la etapa de arrendamiento de un inmueble en Colombia exige más que la simple devolución de las llaves. Cuando un inquilino desocupa una casa o apartamento, la falta de un soporte por escrito que constante el estado del lugar y la cancelación total de las obligaciones financieras suele generar discusiones amargas semanas o meses después. Para blindar la relación entre ambas partes, existen dos documentos esenciales: el acta de entrega física y el paz y salvo de cuentas.

Por qué el acta de entrega y el paz y salvo son indispensables al finalizar el contrato

En el régimen de arrendamiento urbano en Colombia, la entrega jurídica de la vivienda formaliza la restitución del bien al arrendador. Omitir el acta física deja abiertas las dudas sobre si un daño en la pintura, en los pisos o en la grifería existía desde el inicio o fue provocado por el inquilino. De igual manera, no emitir un paz y salvo expreso mantiene la incertidumbre sobre quién debe asumir la factura de servicios públicos del último mes o las cuotas extraordinarias del edificio. Si quieres ver opciones reales en este momento, puedes ver apartamentos y casas en Colombia Move — publicar es completamente gratis.

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Paso 1: Inspección física e inventario final (reparaciones locativas vs. deterioro normal)

El día acordado para la restitución del inmueble, ambas partes deben recorrer cada espacio con el inventario inicial firmado al comienzo del contrato en mano. Es imprescindible distinguir jurídicamente dos conceptos contemplados en el Código Civil Colombiano y en la Ley 820 de 2003:

• Deterioro natural por el uso legítimo: Corresponde al desgaste inevitable provocado por el tiempo y el uso adecuado de la vivienda (como la decoloración leve de la pintura expuesta al sol, el desgaste natural del barniz de las puertas o el envejecimiento de los sellos de hule). Estos costos corren por cuenta del propietario.
• Daños locativos y negligencia: Incluyen perforaciones no autorizadas en paredes, vidrios rotos, baldosas rajadas por golpes, manchas de grasa profundas o humedades causadas por fugas reportadas tardíamente. Estas reparaciones deben ser asumidas o costeadas por el arrendatario.

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Paso 2: Cierre financiero (servicios públicos, administración y cánones pendientes)

El cierre financiero abarca tres frentes que deben quedar en cero o debidamente respaldados antes de entregar el inmueble:

1. Cuotas de administración: Si el inmueble pertenece a una copropiedad regida por la Ley 675 de 2001, la administración del edificio solicitará estar al día en las expensas comunes para emitir el paz y salvo interno. Sin este documento, el personal de seguridad no autorizará el trasteo ni la salida de muebles. Revisa con anticipación las reglas y permisos para trasteos en conjuntos residenciales.
2. Cánones de arrendamiento y mora: Debe verificarse que el pago del último mes se haya efectuado en la fecha exacta de vencimiento estipulada en el contrato.
3. Servicios públicos conexos: Es vital confirmar que no existan cobros refinanciados, reconexiones o consumos adicionales en las facturas de agua, luz, gas e internet.

Cómo gestionar los servicios públicos cuando la factura final aún no ha llegado

Un dilema habitual ocurre cuando el inquilino entrega el inmueble a mitad de mes, pero la factura oficial de empresas como EPM, EAAB, EMCALI o la prestadora local no se ha emitido. La Ley 820 de 2003 prohíbe exigir depósitos en dinero en efectivo como garantía previa para arriendos de vivienda urbana, por lo que la práctica respaldada para resolver este empalme es la siguiente:

• Toma de lectura física del contador: El día de la entrega, fotografíen el medidor de agua, luz y gas. Compara esa lectura con la cifra registrada en el último recibo pagado.
• Cálculo proporcional de consumo: Determina el valor promedio por unidad o día consumido y acuerda una retención temporal o pago directo por el monto estimado.
• Firma de reserva expresa: En el paz y salvo se debe redactar un párrafo indicando que el paz y salvo financiero queda sujeto únicamente al ajuste final del recibo de servicios públicos correspondiente al periodo en curso.

Checklist para el Acta de Entrega y Paz y Salvo

Qué hacer en caso de desacuerdos o daños al momento de entregar

Si durante la inspección surgen discrepancias sobre el costo de un arreglo o sobre facturas pendientes, eviten la confrontación informal. Sigan este procedimiento:

1. Registrar la salvedad en el acta: Firmar la recepción de las llaves pero dejando por escrito las reservas específicas (por ejemplo: "Se reciben las llaves dejando constancia de daño en el ventanal de la sala, pendiente por cotizar").
2. Solicitar cotizaciones formales: Obtener al menos dos presupuestos de mano de obra y materiales de técnicos independientes.
3. Acudir a conciliación si no hay acuerdo: Las partes pueden solicitar una audiencia de conciliación pacífica ante un Centro de Conciliación, una Notaría o la Personería Municipal de su ciudad para pactar un plan de pagos sin necesidad de iniciar un proceso judicial agotador.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Qué debe contener un acta de entrega de inmueble arrendado en Colombia?

Un acta de entrega debe contener la fecha, identificación completa de las partes, dirección del inmueble, estado detallado de cada área, lectura física de contadores de servicios públicos, inventario del número de llaves entregadas y las firmas de conformidad.

❓ ¿Cómo se liquidan los servicios públicos si la factura llega después de que el inquilino se va?

Se deben registrar las lecturas físicas de los medidores el día de la restitución, calcular el consumo diario estimado según el periodo anterior y acordar por escrito una retención o pago proporcional para cubrir la factura al ser emitida.

❓ ¿Cuál es la diferencia entre el deterioro normal del inmueble y un daño que el inquilino debe pagar?

El deterioro normal proviene del paso del tiempo y el uso adecuado (como pintura gastada por el sol), el cual debe asumir el arrendador; los daños por mal uso, golpes, perforaciones no autorizadas o negligencia deben ser pagados por el inquilino.

❓ ¿Es obligatorio el paz y salvo de la administración para poder hacer el trasteo?

Sí, en edificios y conjuntos residenciales regulados por la Ley 675 de 2001, la administración exige el paz y salvo de cuotas ordinarias y extraordinarias antes de expedir el permiso de mudanza para el trasteo.

❓ ¿Firmar el paz y salvo impide hacer reclamos posteriores?

Un paz y salvo firmado sin reservas ni salvedades extingue las reclamaciones contractuales por los conceptos allí declarados, por lo que es indispensable incluir notas explícitas sobre cualquier pago o reparación pendiente.

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