Documento equivalente POS electrónico DIAN: requisitos y fin del tope de 5 UVT

Usted cobra en el mostrador, la caja saca la tirilla de siempre y el cliente se va. Hasta que alguien le pregunta si esa tirilla le sirve para descontar IVA o llevar el gasto a costos, o si usted ya debería estar transmitiendo todo a la DIAN. Esta guía le responde con la norma en la mano, sin enredos y sin cifras que no estén verificadas.

Respuesta corta: el documento equivalente electrónico POS no tiene tope de 5 UVT. Esa cifra era del tiquete POS tradicional. Y, según la DIAN, la tirilla de papel ya no es la vía ordinaria para vender.

Qué es el documento equivalente electrónico POS y en qué se diferencia

Su nombre oficial es «Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.». Lo regula la Resolución DIAN 000165 de 2023, del 1 de noviembre de 2023. Se genera con hardware y software de punto de venta, se transmite a la DIAN para validación previa y solo se entiende expedido cuando la DIAN lo valida y se entrega al comprador (salvo falla tecnológica de la propia DIAN).

Conviene separar tres figuras que muchos mezclan:

• Tiquete POS tradicional (papel): el del parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario. No da IVA descontable, costos ni deducciones al comprador.
• Documento equivalente electrónico POS: validado por la DIAN, sin límite de valor, y con beneficios tributarios para el comprador identificado.
• Factura electrónica de venta: la alternativa de facturar el 100% de las ventas en forma electrónica.

Quien ya expedía documento equivalente puede no implementar el POS electrónico y, en su lugar, facturar electrónicamente todas sus ventas. Si esa es su ruta, empiece por la guía de facturación electrónica para independientes. La DIAN indica que ofrece software gratuito para facturar electrónicamente, pero ese software es el camino de la factura, no una caja registradora POS.

El tope de 5 UVT: qué decía y qué pasa hoy

El parágrafo 2 del artículo 616-1 permitía expedir el tiquete de caja solo cuando la venta no superara cinco (5) UVT por documento, sin incluir impuestos. Aun así, el comprador podía exigir factura de venta.

Ojo con el matiz, porque es donde se equivocan casi todos los blogs: nadie derogó esa frase del Estatuto. Lo que pasó es que la DIAN creó un documento distinto, el electrónico, y la Resolución 165 dice que puede expedirse «independientemente del valor de la operación». Los comunicados de prensa 009 y 013 de 2024 lo repiten: no aplica el límite de 5 UVT.

Además, en el Concepto 020900 del 18 de noviembre de 2024, la DIAN sostiene que el tiquete POS de papel no tiene requisitos en la reglamentación del sistema de facturación y que, por esa ausencia, no es posible aplicarlo. Los obligados deben expedir factura electrónica o documento equivalente electrónico. La factura de talonario o papel solo procede ante el inconveniente tecnológico del artículo 37 de la Resolución 165.

Cuándo le sirve al comprador

El POS electrónico soporta IVA descontable, costos y deducciones solo si identifica al adquirente con nombre o razón social y número de identificación o NIT. Sin esos datos no se promete ese beneficio. Tampoco lo confunda con el acuse de recibo de la factura a crédito: ese tema es aparte y lo explicamos en esta guía sobre acuse de recibo y costos deducibles.

Quién está obligado y quién puede quedar por fuera

No toda tienda de barrio, panadería o droguería está obligada por serlo. Primero se aplica la prueba de los artículos 7 y 8 de la Resolución 165.

Obligados (artículo 7): responsables de IVA, responsables del impuesto nacional al consumo, comerciantes y profesionales con las excepciones legales, y los inscritos en el Régimen Simple. El Simple no lo exime de facturar por cumplir condiciones de no responsable de IVA; la DIAN ha dicho que esos contribuyentes deben adoptar factura electrónica (el plazo concreto confírmelo en el artículo 915 vigente del Estatuto Tributario).

No obligados (artículo 8), entre otros supuestos:

• Personas naturales no responsables de IVA o de impuesto al consumo que cumplan todas las condiciones de las normas citadas.
• Asalariados y pensionados, por esos ingresos.
• Personas naturales que solo vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, si sus ingresos brutos de esas actividades, en el año anterior o en el año en curso, son inferiores a 3.500 UVT, sin sumar salarios, pensiones ni ganancia ocasional.

Esa lista no es cerrada: el artículo 8 tiene más numerales. Y las 3.500 UVT no son un tope del POS; son una prueba de ingresos para un grupo estrecho de personas naturales. Si usted le compra a alguien que no está obligado a facturar, revise el documento soporte. Cuando la situación dependa de su caso, confirme con un contador.

Calendario: los plazos ya vencieron

La Resolución 008 del 31 de enero de 2024 modificó el artículo 23 de la Resolución 165 y fijó tres fechas, todas cumplidas:

Si algún texto le dice que el plazo es el 3 de febrero de 2024, está desactualizado: esa fecha del comunicado 009 fue reemplazada por la Resolución 008. Quien opte por el POS después de esas fechas debe habilitarse primero, conforme al artículo 28. La Resolución 227 de 2025 solo compiló las normas y reubicó artículos; no creó calendario ni tope nuevos.

Requisitos de la tirilla electrónica

Frente a la tirilla de papel, la electrónica exige bastante más. Según los requisitos comunes (artículo 19 de la Resolución 165, hoy artículo 1.5.1.3.2.4 en la compilación), debe incluir:

• La denominación «Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.».
• Nombre o razón social y NIT del vendedor.
• Discriminación del IVA, del impuesto al consumo y de los demás impuestos que la ley exija.
• Numeración consecutiva y el número, rango y vigencia autorizados por la DIAN.
• Fecha y hora de generación y de expedición.
• El CUDE (no se llama CUFE, que es de la factura).
• La dirección DIAN del código QR según el anexo técnico.
• La firma digital del emisor.

Los requisitos específicos (artículo 20) piden cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos de los bienes o servicios. El software debe permitir las funciones de punto de venta, identificar el departamento o agrupación y la tarifa de IVA e impuesto al consumo, y el artículo exhibido debe tener código de barras u otra identificación interna.

Y para que el comprador pueda usarlo en IVA, costos y deducciones, anote su nombre o razón social y su número de identificación o NIT, solo cuando el cliente pida el documento a su nombre.

Cómo se implementa, paso a paso

1. Confirme que está obligado con los artículos 7 y 8, y decida: POS electrónico o factura electrónica del 100% de las ventas.
2. Sea facturador electrónico habilitado. Es requisito previo.
3. Elija el modo de operación: software de un proveedor tecnológico o software propio, y asócielo en el portal de la DIAN (Factura Electrónica, Habilitación, Documentos electrónicos, Documentos equivalentes).
4. Supere el set de pruebas hasta que el estado sea «Habilitado».
5. Solicite la autorización de numeración en el portal transaccional de la DIAN.

No afirmamos que los menús sigan idénticos con el tiempo: la DIAN puede cambiar las pantallas. Verifique el estado de habilitación y la numeración vigente en el portal antes de seguir con la tirilla antigua. Tenga cuidado con intermediarios no oficiales que le cobren por «trámites» que usted mismo puede hacer en el portal; los costos de proveedores de software varían y no son tarifa de la DIAN.

Preguntas frecuentes

❓ ¿El POS electrónico tiene tope de 5 UVT?

No, el documento equivalente electrónico POS puede expedirse sin importar el valor de la operación. Las 5 UVT, sin impuestos, eran el límite del tiquete POS tradicional del parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿La tirilla de papel todavía sirve para costos y deducciones?

No en la operación ordinaria. En el Concepto 020900 del 18 de noviembre de 2024, la DIAN dice que ese tiquete no es aplicable y que no da IVA descontable ni costos. El papel queda para el inconveniente tecnológico del artículo 37 de la Resolución 165 (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Qué datos del comprador hacen que el POS electrónico soporte IVA y costos?

Nombre o razón social y número de identificación o NIT del adquirente. Sin esa identificación no se puede prometer el beneficio, y además deben cumplirse los demás requisitos de la legislación tributaria (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Tengo que implementar el POS electrónico o puedo facturar todo en forma electrónica?

Puede facturar electrónicamente el 100% de sus ventas en lugar de implementar el documento equivalente. La DIAN presenta ambas rutas como válidas para quien ya expedía documento equivalente (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Desde cuándo obligó la DIAN el POS electrónico?

Según la Resolución 008 de 2024, las fechas fueron 1 de mayo, 1 de junio y 1 de julio de 2024, según si es gran contribuyente, declarante de renta u otro sujeto. Hoy esos plazos ya pasaron y quien entra después debe habilitarse antes de expedirlo (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Una tienda del Régimen Simple está exenta de facturar?

No. Los inscritos en el Régimen Simple están entre los obligados a facturar, y la doctrina de la DIAN no los libera por cumplir condiciones de no responsable de IVA. Confirme su caso con un contador (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Cómo se habilita el sistema ante la DIAN?

Debe ser facturador electrónico y asociar el software de un proveedor o el propio. Luego supera el set de pruebas hasta el estado Habilitado y pide la autorización de numeración en el portal de la DIAN (verifica en la fuente oficial).