Acuse de recibo de la factura electrónica a crédito: qué exige la DIAN para soportar costos y gastos

Compraste un computador para el negocio, el proveedor te dio plazo para pagar y te llegó la factura electrónica al correo. Todo listo, ¿cierto? Pues no del todo: cuando la compra es a crédito, la DIAN espera que tú, como comprador, confirmes dos cosas dentro del sistema de facturación electrónica. Mucha gente las omite y después se pregunta si el costo le sirve en renta.

Ojo con lo que circula por internet: no es cierto que la DIAN exija "tres eventos o rechazo total". Aquí te explico qué pide realmente la norma, según las fuentes oficiales consultadas el 15 de octubre de 2026.

Cuándo aplica y cuándo no

El inciso décimo del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, desarrollado en el artículo 34 de la Resolución DIAN 000085 de 2022, dice que si la venta se hace con factura electrónica y es a crédito o con plazo para el pago, el adquirente confirma el recibido de la factura y de los bienes o servicios mediante mensaje electrónico al emisor. Con esos dos mensajes, la factura puede constituirse en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Si la operación fue de contado, la DIAN aclaró en el Oficio 906713 de 2022 que esa condición no es exigible. Eso sí: la factura de contado igual debe cumplir los demás requisitos de soporte.

Además, esto aplica a la factura electrónica de venta. Si tu proveedor no está obligado a facturar, el soporte es otro: mira nuestra guía de documento soporte para contratar a un no obligado a facturar. Y si lo que te pasan es una cuenta de cobro, tampoco es factura electrónica; la diferencia está en cuenta de cobro y documento soporte. Para saber quién está obligado a facturar, revisa la guía de facturación electrónica para independientes.

Los dos mensajes fiscales y el tercer evento comercial

Aquí está el nudo que genera confusión. En el sistema aparecen varios eventos, pero no todos cumplen el mismo papel:

Es decir: para el soporte fiscal bastan los dos primeros. La aceptación sirve para que la factura circule como título valor, por ejemplo si tu proveedor la quiere negociar. Así lo recoge la doctrina DIAN, incluido el Concepto 015517 de noviembre de 2025.

Plazos: no los mezcles

Hay dos relojes distintos y conviene no fusionarlos.

El plazo comercial. El artículo 773 del Código de Comercio considera la factura irrevocablemente aceptada si no hay reclamo escrito dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción. El Decreto 1154 de 2020 cuenta esos tres días hábiles, para la aceptación expresa y la tácita, desde el recibo de la mercancía o del servicio, y ordena al emisor dejar constancia de la tácita en el RADIAN. Dos reglas, dos fechas de arranque. Ojo: el instructivo de la DIAN para la solución gratuita habla de "tres días" sin decir hábiles; la norma sí dice hábiles.

La regla tributaria. El 10 de julio de 2025 el Consejo de Estado (radicado 11001-03-27-000-2024-00079-00, 29509) anuló la doctrina que exigía enviar los mensajes antes de la declaración de IVA y en el mismo período, porque la ley no pone ese término. Con el Concepto 015517 del 7 de noviembre de 2025, la DIAN mantiene el requisito documental, reconoce que no hay plazo perentorio y que enviarlo tarde no quita automáticamente el IVA descontable.

Mi consejo práctico: registra el acuse cuando llega la factura y el recibo cuando el bien o servicio de verdad llega. Si las fechas no coinciden (por ejemplo, la factura llega antes que el equipo), consulta con tu contador.

Cómo hacerlo en la solución gratuita de la DIAN

Según el instructivo de la DIAN, el orden es este:

1. Ingresa a la solución gratuita, a Factura electrónica.
2. Ve a Histórico, Documentos recibidos y selecciona la factura.
3. Asocia primero el acuse de recibo, solo si la factura no tiene eventos.
4. Después genera el recibo del bien o prestación del servicio.
5. Luego, si aplica, registra la aceptación expresa o el reclamo.

La aceptación tácita no la haces tú: la registra el emisor desde Histórico, Documentos enviados. Si usas software contable o un proveedor tecnológico, verás los mismos eventos con otros menús; no te voy a inventar pantallas que no puedo verificar.

Para comprobar que quedaron registrados, usa la opción Buscar documento del catálogo de la DIAN con el CUFE de la factura, o revisa dentro de tu sesión los documentos recibidos. No compartas tu CUFE ni tu clave en foros o chats.

Un ejemplo común: compras un computador, un celular o un accesorio a plazo para el negocio. La regla es la misma que para cualquier bien o servicio a crédito: dos mensajes del comprador.

Si no estás obligado a facturar

Que no factures no te deja por fuera. Según los conceptos DIAN 906713 de 2022 y 010573 de 2024, quien no está obligado a facturar puede registrarse y usar el servicio gratuito para estos mensajes sin quedar obligado a expedir facturas. El ingreso del catálogo ofrece el perfil No Facturador. El proceso de habilitación tiene sus propios pasos; sigue los de dian.gov.co y no te fíes de tutoriales de terceros.

Y repito, porque es el error más común: responder el correo del proveedor, o mandarle un WhatsApp, no reemplaza los mensajes. La DIAN exige que se generen dentro del sistema de facturación electrónica.

Qué no concluye el acuse

• No reemplaza los demás requisitos. Siguen los artículos 771-2 y 771-5 del Estatuto Tributario y que el gasto tenga relación con tu actividad.
• No garantiza el resultado de una fiscalización. Si los mensajes faltan de forma definitiva, la factura no queda plenamente constituida como soporte y la DIAN puede valorarlo negativamente, pero no es un rechazo automático.
• No impide por sí solo una nota crédito. La restricción del Decreto 1154 aplica cuando la factura ya fue aceptada como título valor.

Lo más incómodo: es un trámite que nadie te recuerda. Si compras seguido a crédito, ponlo en tu rutina semanal de contabilidad. Y si vendes equipos y facturas a crédito, espera estos eventos de tu cliente.

Preguntas frecuentes

❓ ¿La compra de contado también necesita acuse de recibo para deducirla?

No. Los dos mensajes del comprador son para la factura electrónica a crédito o con plazo. La factura de contado igual debe cumplir los requisitos generales de soporte de costos y deducciones (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Hacen falta los tres eventos para que el costo proceda en renta?

Para el soporte fiscal hacen falta dos: el acuse de la factura y el recibo del bien o servicio. La aceptación expresa o tácita es el evento del título valor, no una condición adicional del artículo 616-1 (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Si registro el acuse después de declarar el IVA, pierdo el descontable?

No automáticamente. El Consejo de Estado dijo en 2025 que la ley no fija ese plazo y la DIAN reconoce que el retraso no quita el derecho por sí solo. Sin los mensajes, la factura aún no queda constituida como soporte y una fiscalización puede revisar el caso (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿El plazo de tres días es para reclamar o para poder deducir?

Los tres días hábiles son el término comercial para reclamar o para que opere la aceptación del título valor. No son la fecha límite del impuesto. La regla tributaria es distinta y no tiene término perentorio (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Puedo mandar el acuse por correo electrónico al proveedor?

No reemplaza el mensaje dentro del sistema de facturación electrónica. Sirven el software propio, un proveedor tecnológico o la solución gratuita de la DIAN. Un correo personal o WhatsApp no cumple por sí solo (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Si no estoy obligado a facturar, igual puedo dar el acuse?

Sí, como usuario del sistema y con el servicio gratuito, sin que eso te obligue a expedir facturas. El registro sigue el procedimiento de habilitación de la DIAN; confírmalo en dian.gov.co (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Dónde miro si la factura ya tiene los eventos?

En el catálogo de la DIAN, con el CUFE, en Buscar documento, o dentro de tu sesión en documentos enviados y recibidos. Si el menú cambia, parte de dian.gov.co (verifica en la fuente oficial).