Calculadora de costos laborales y parafiscales para empleadores en Colombia

Respuesta corta: el costo de un empleado no es solo el salario. Se arma con cuatro bloques (pago al trabajador, seguridad social, parafiscales y provisión de prestaciones), y la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario decide si usted paga o no SENA, ICBF y la salud a cargo del empleador. Aquí le dejo el método con porcentajes de fuentes oficiales; no le voy a inventar un total mensual "oficial", porque no existe.

Lo digo porque es el error más común de quien va a publicar una vacante: pone un salario, se emociona con el candidato y recién al primer PILA descubre que la cuenta era otra. Mejor sacar el cálculo antes.

Los cuatro bloques de costo

Para costear un cargo, sepárelo así:

• Pago al trabajador: salario y, si aplica, auxilio de transporte.
• Seguridad social: salud, pensión y riesgos laborales (ARL).
• Parafiscales: caja de compensación, SENA e ICBF.
• Provisión de prestaciones: cesantías, intereses, prima y vacaciones. Se reservan aparte; no son tarifas de la UGPP y por eso aquí no les pongo porcentaje ni pesos.

La base del aporte (el IBC, que es sobre lo que se calculan los porcentajes) parte del salario. Ese es el número que multiplica casi todo lo demás.

Las cifras de 2026 que sí están en decreto

El salario mínimo legal mensual (SMMLV) desde el 1 de enero de 2026 es $1.750.905 (Decreto 1469 de 2025). El Decreto 159 de 2026, que fue transitorio, repitió esa misma cifra; no cambió el valor. El auxilio de transporte es $249.095 mensuales para quien devenga hasta 2 SMMLV, es decir hasta $3.501.810 (2 × $1.750.905). El decreto lo define como prestación no salarial.

Ese auxilio no se suma a la base de salud, pensión ni ARL. Si usted lo incluye ahí, está pagando de más. Si además se pregunta si entra en cesantías y prima, confírmelo con su contador según su caso; en esta guía no lo cierro.

Si el cargo es exactamente el mínimo, el desglose de ese caso ya está en la guía de costo de un empleado con salario mínimo. Aquí no repito esa tabla.

La bifurcación del artículo 114-1: exonerado o no

Esta es la parte que más mueve la cuenta. Según el artículo 114-1 (transcrito por la DIAN), las sociedades y personas jurídicas declarantes de renta quedan exoneradas de SENA, ICBF y de la cotización de salud a cargo del empleador, por cada trabajador que devengue, individualmente, menos de 10 SMMLV. Diez veces $1.750.905 son $17.509.050; desde esa cifra hacia arriba, ese trabajador ya no está exonerado.

Fíjese en dos matices que se confunden mucho:

• La persona natural empleadora con menos de dos trabajadores no queda cubierta por la exoneración. A partir de dos trabajadores, se mira trabajador por trabajador.
• No toda SAS ni toda entidad está exonerada por serlo: el texto exige ser declarante de renta, y deja por fuera, entre otros, a quienes están en proceso de calificación del régimen tributario especial.

La pensión sale del 16% que liquida la UGPP, repartido 75% empleador y 25% trabajador (Ley 797 de 2003). La exoneración no borra la caja ni la pensión: eso se paga siempre.

Cómo armar su ejemplo sin un total oficial

Tome el salario del cargo y siga estos pasos:

1. Defina si el trabajador devenga menos de 10 SMMLV y si su empresa cumple el 114-1.
2. Use el salario como base del aporte. No sume el auxilio legal de transporte a salud, pensión ni ARL.
3. Aplique la columna que corresponda de la tabla.
4. Pida a su ARL la tarifa de su empresa. La UGPP liquida entre 0,522% y 6,960% según el riesgo asignado; no hay un porcentaje único para todo cargo de oficina. Para un cargo de conducción o logística el riesgo no es de oficina, y le sirve ver cómo se describe en una vacante de transporte y logística.
5. Sume aparte su provisión de prestaciones.

Ojo con un detalle: si los pagos no salariales pactados superan el 40% del total remunerado, la UGPP incluye el excedente en la base. Sirve para bonos o auxilios extralegales mal armados, no para el auxilio legal de transporte.

Una frustración honesta: no existe una calculadora única que dé "el" número, porque depende de su ARL y de su régimen. Cualquier página que le prometa un total exacto sin preguntarle eso le está adivinando.

Lo que no entra en ese porcentaje

La provisión de cesantías, prima y vacaciones va por fuera de los aportes mensuales. La dotación tampoco está en el porcentaje; si el trabajador tiene derecho a ella, revise la guía de dotación para fechas y requisitos.

Lunes 12 de octubre de 2026

El 12 de octubre, Día de la Diversidad Étnica y Cultural de la Nación Colombiana, es día de descanso remunerado. En 2026 cae en lunes, así que ese lunes es el descanso y no se traslada. Si no se trabaja, no genera ningún parafiscal nuevo.

Si la persona trabaja ese día, desde el 1 de julio de 2026 el recargo es del 90% sobre el salario ordinario, en proporción a las horas laboradas y sin perjuicio del salario ordinario (Ley 2466 de 2025). Use las horas de su contrato; no invente un divisor.

Después de costear, publique con datos claros

Una vacante que dice cargo, salario o rango, tipo de contrato, jornada, presencial o remoto y si cotiza, atrae menos curiosos. Pilas con el precio antes de publicar: según los anuncios activos en Colombia Move (octubre 2026), hay 0 anuncios activos de empleos de tecnología, 0 de operativos, 1 de educación y 3 de marketing. Para ver cómo se escribe con requisitos claros, mire esta guía de vacantes de contabilidad. Si busca perfiles de marketing, educación u operativos, entre a la sección de empleos. Para aportes, confirme siempre con su contador y liquide por PILA; no necesita un gestor pago para conocer estos porcentajes.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Siempre pago SENA, ICBF y caja de compensación?

La caja del 4% se paga siempre. SENA (2%) e ICBF (3%) no se pagan por el trabajador que esté bajo la exoneración del artículo 114-1; sin ella, sí. Verifique si su empresa cumple las condiciones (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Una persona natural con un solo empleado queda exonerada?

No. La persona natural con menos de dos trabajadores sigue obligada a SENA, ICBF y a la salud a cargo del empleador. Desde dos trabajadores, la exoneración se mira trabajador por trabajador (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿El auxilio de transporte entra a salud y pensión?

No. El Decreto 1470 de 2025 lo trata como no salarial, así que no se suma a la base de salud, pensión ni ARL. Si tiene dudas sobre cesantías y prima, consulte a su contador (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Desde cuánto salario se pierde la exoneración?

Desde 10 SMMLV, que en 2026 son $17.509.050 (10 × $1.750.905). Por debajo de esa cifra se revisa si el empleador cumple el artículo 114-1 (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Qué tarifa de ARL uso si todavía no la tengo, para un cálculo seguro?

Use el rango de 0,522% a 6,960% solo como referencia y pida la tarifa certificada a su ARL. No hay un porcentaje único para cargos de oficina; depende del riesgo asignado a la empresa (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Qué publico cuando ya tengo el cálculo del cargo?

Publique el cargo, el rango salarial, el tipo de contrato, la jornada y si el trabajo es presencial o remoto. Eso filtra curiosos cuando usted ya armó los porcentajes. Confirme la tarifa de ARL con su administradora y liquide por PILA; no necesita un gestor pago para conocer estos porcentajes (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿El lunes 12 de octubre de 2026 genera un parafiscal extra?

No. Es descanso remunerado. Si la persona trabaja ese lunes, el recargo vigente es del 90% sobre el salario ordinario, proporcional a las horas, además del salario (verifica en la fuente oficial).