Pólizas y garantías en la contratación estatal: seriedad, cumplimiento y SECOP II

Respuesta rápida: en un proceso con el Estado, la póliza no es un papel que se sube y se olvida. Tiene que coincidir con el pliego en valor, vigencia y amparos, y la entidad debe aprobarla dentro de SECOP II. Lo más común que veo es que el proponente cumple el porcentaje mínimo de la ley, pero el pliego pedía más, o que el archivo queda cargado y nadie lo aprueba. Resultado: contrato firmado, pero sin poder arrancar.

Antes de pensar en garantías, asegúrate de estar habilitado para ofertar. Si aún no tienes el registro al día, empieza por cómo inscribir o renovar el RUP en la Cámara de Comercio, y revisa también la guía general del RUP. Esta guía es informativa: no reemplaza el pliego, la póliza expedida ni la asesoría de un abogado, y no garantiza la adjudicación.

Qué es una garantía y qué formas puedes usar

Una garantía en contratación estatal es el respaldo que la entidad exige para protegerse si el oferente o contratista incumple. Según el artículo 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto 1082 de 2015, hay tres clases: contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo y garantía bancaria.

En la práctica casi todo el mundo usa póliza de seguro, pero no es la única puerta. Una excepción importante: la responsabilidad civil extracontractual solo puede ampararse con contrato de seguro (artículo 2.2.1.2.3.1.5). Ahí no sirve el patrimonio autónomo ni la garantía bancaria.

Garantía de seriedad de la oferta

Se presenta junto con la oferta y tiene carácter sancionatorio: si se hace exigible, la entidad recibe el valor asegurado sin tener que demostrar el monto de los perjuicios. Según el artículo 2.2.1.2.3.1.9, el valor debe ser de por lo menos el 10% del valor de la oferta, y la vigencia corre desde la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento.

Cubre eventos como no suscribir el contrato sin justa causa, retirar la oferta después del plazo, no otorgar la garantía de cumplimiento y no ampliar la vigencia cuando se prorroga la adjudicación o la suscripción. El detalle de ese último evento y de los plazos de prórroga está en el artículo 2.2.1.2.3.1.6 y en tu pliego; léelo ahí en vez de fiarte de resúmenes.

Ojo con dos cosas. Primera: el pliego puede pedir más cobertura o más vigencia que el mínimo legal. Segunda: el Decreto 1860 de 2021 permite a Colombia Compra Eficiente definir una suficiencia diferencial para emprendimientos, empresas de mujeres y Mipymes. Esta guía no fija ese porcentaje; verifica la cifra vigente en colombiacompra.gov.co.

Garantía única de cumplimiento y sus amparos

Una vez adjudicado el contrato, se constituye la garantía única de cumplimiento, que puede reunir varios amparos. Los principales:

• Cumplimiento: vigencia mínima hasta la liquidación del contrato y valor de por lo menos el 10% del valor del contrato (artículo 2.2.1.2.3.1.12). Si el contrato supera un millón de SMMLV, el piso puede bajar y se calcula sobre el valor del contrato. Entre más de un millón y cinco millones de SMMLV, la entidad puede aceptar al menos el 2,5%. Entre más de cinco millones y diez millones de SMMLV, el piso puede ser de al menos el 1%. Por encima de diez millones de SMMLV, puede aceptar al menos el 0,5%. Esa escala se calcula sobre el contrato, no sobre la oferta, y no aplica a la seriedad.
• Anticipo o pago anticipado: si existe, el amparo es del 100% de esa suma, en dinero o en especie.
• Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: valor no inferior al 5% del valor total del contrato y vigencia del plazo del contrato y tres años más, contados desde la fecha de finalización pactada (artículo 2.2.1.2.3.1.13).
• Estabilidad y calidad de la obra: el valor lo define la entidad; la vigencia no es inferior a cinco años desde el recibo a satisfacción (artículo 2.2.1.2.3.1.14).

La calidad del servicio y la calidad de los bienes también se amparan, pero su valor y vigencia los fija la entidad en los documentos del proceso. No hay un número universal que puedas copiar.

Lo que el amparo de salarios no hace

Este es el malentendido más caro. El amparo cubre los perjuicios que sufra la entidad por el incumplimiento laboral del contratista. No paga por sí solo la nómina de tus trabajadores: si ellos no le cobran a la administración y esta no ha reconocido la deuda, no hay pago automático. Aplica sobre todo a contratos con personal, como obra, aseo o vigilancia.

Estabilidad de obra: ni siempre cinco años ni menos de uno

Tras el Decreto 399 de 2021, la entidad puede fijar un plazo menor de cinco años cuando lo justifique técnicamente, pero nunca inferior a un año. Y se cuenta desde el recibo a satisfacción, no desde la firma.

Cuándo la entidad puede no exigir garantías

No es obligatorio exigirlas en contratación directa, mínima cuantía ni adquisición en grandes superficies (artículo 2.2.1.2.1.4.5). La decisión debe justificarse en los estudios y documentos previos, tal como lo recoge también el artículo 2.2.1.2.1.5.4. En las demás modalidades, seriedad y cumplimiento se tratan como obligatorias.

Mi consejo: no asumas. Si la invitación o el pliego piden póliza, constitúyela tal como lo diga ese documento, aunque la ley te permitiría omitirla.

Cómo se carga y se aprueba en SECOP II

El orden importa. Cuando el contrato ya está aprobado y publicado, el proveedor envía el enlace del expediente a quien expide la garantía, esta se gestiona y se remite por SECOP II. La entidad la revisa en Contratos, detalle del contrato, Configuración, garantías. Si tiene flujo de aprobación, usa "Enviar para aprobación" y solo después puede publicarla; si la rechaza, debe justificarlo.

La aprobación es un acto dentro de la plataforma. Según el concepto C-1582 de 2025 de la Relatoría de Colombia Compra, un oficio o PDF externo no la reemplaza, y un contratista de prestación de servicios profesionales no tiene competencia para aprobar pólizas. Por eso, pilas con quien te ofrezca "dejar aprobada" la póliza a cambio de un pago o con un acta en PDF: eso no sustituye la aprobación de la entidad en SECOP II.

Si eres independiente y vas a cobrar después de arrancar, revisa también la guía de cuenta de cobro y documento soporte. Es otro trámite distinto: la cuenta de cobro no es una garantía.

Lista de chequeo antes de enviar la póliza

1. El beneficiario es la entidad contratante, con su NIT correcto.
2. El número y objeto del proceso o contrato coinciden con los del pliego.
3. El valor asegurado de cada amparo se calculó sobre la base correcta: oferta para seriedad, contrato para cumplimiento.
4. Las fechas de inicio y fin de cada amparo cubren la vigencia exigida (liquidación, plazo más tres años, cinco años desde el recibo).
5. Los porcentajes del pliego, si superan el mínimo legal, están reflejados.
6. Si hay anticipo, existe su amparo al 100%.
7. Nombre o razón social del tomador igual al de tu oferta y tu RUP.

Este costo en tiempo es real: una corrección de fecha puede devolver la póliza y retrasar el inicio. Esta guía no puede fijar cuánto cobra una aseguradora; ese valor depende de tu caso y debes pedirlo directamente.

Nota fechada: lunes 12 de octubre de 2026

Ese día se reporta como festivo nacional y, al caer en lunes, sin traslado. Eso no suspende por sí solo los plazos del pliego ni el horario de las aseguradoras. Si tu cierre o tu aprobación está cerca, confirma con anticipación el corte de tu aseguradora. La mesa de servicio de Colombia Compra, según su página consultada, atiende de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m. (verifica la cifra vigente en la fuente oficial).

Cierre práctico: lee el pliego dos veces, compara cada línea con la póliza emitida y no des por aprobado nada hasta verlo aprobado en SECOP II.

Preguntas frecuentes

❓ ¿La póliza de seriedad siempre es el 10% de la oferta?

El piso legal es de por lo menos el 10% del valor de la oferta, pero el pliego puede exigir más. No le apliques la escala de 2,5%, 1% y 0,5%, que corresponde al cumplimiento de contratos muy grandes. Existe una suficiencia diferencial para ciertos proponentes (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Hasta cuándo debe ir la garantía de cumplimiento y sobre qué valor?

Como mínimo hasta la liquidación del contrato, y por al menos el 10% del valor del contrato, no de la oferta. La escala menor aplica solo si el contrato supera 1.000.000 de SMMLV, según el artículo 2.2.1.2.3.1.12. Revisa también lo que exija tu pliego (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿El amparo de salarios le paga a los trabajadores?

No directamente. Cubre los perjuicios que sufra la entidad por incumplimientos laborales del contratista y no paga la nómina si los trabajadores no cobran a la administración y esta no reconoce la deuda. El mínimo es 5% del valor total y la vigencia es el plazo del contrato más tres años (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿La estabilidad de la obra son cinco años contados desde la firma?

No, se cuentan desde el recibo a satisfacción de la obra, y no deben ser menos de cinco años salvo justificación. Tras el Decreto 399 de 2021 la entidad puede fijar un plazo menor, pero nunca inferior a un año. El valor lo define la entidad (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Basta subir el PDF o un acta firmada en SECOP II?

No. La entidad debe aprobar la garantía dentro de la plataforma, y un PDF u oficio externo no reemplaza ese paso. Además, un contratista de prestación de servicios no puede aprobar pólizas. Si alguien cobra por "dejarla aprobada", desconfía (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿En mínima cuantía o contratación directa siempre piden póliza?

No siempre. En contratación directa, mínima cuantía y adquisición en grandes superficies la garantía no es obligatoria, pero la entidad debe justificar en los estudios previos si la exige o no. Si la invitación la pide, debes constituirla tal como se indique (verifica en la fuente oficial).

❓ ¿Puedo reemplazar la póliza por una garantía bancaria o un patrimonio autónomo?

Sí, para seriedad y cumplimiento, porque la ley admite póliza de seguro, patrimonio autónomo y garantía bancaria. La excepción es la responsabilidad civil extracontractual, que solo se ampara con contrato de seguro. Confirma qué acepta tu pliego (verifica en la fuente oficial).