Facturación Electrónica en Arriendos en Colombia: Cuándo Aplica y Cómo Emitirla ante la DIAN

Una de las dudas más frecuentes entre propietarios e inversionistas inmobiliarios en Colombia es si deben obligatoriamente expedir factura electrónica de venta a sus inquilinos cada mes. La llegada de la digitalización fiscal por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha llevado a que muchas empresas e inquilinos exijan este comprobante a sus arrendadores como condición para pagar o para poder deducir el arriendo de su declaración de renta.

Sin embargo, la normativa colombiana establece límites muy claros. No todo propietario que recibe el pago de un canon de arrendamiento está obligado a facturar electrónicamente ante la DIAN. Según los anuncios activos en Colombia Move (agosto de 2026), hay 6 ofertas en la categoría de oficinas; para esos propietarios, la clave para evitar inconvenientes con los inquilinos está en distinguir si actúan como personas naturales no responsables de IVA o bajo una estructura comercial o corporativa.

En esta guía desglosamos las reglas del Estatuto Tributario, el tratamiento del IVA según el uso del inmueble (vivienda vs. comercial), cómo opera el Documento Soporte y el papel de las agencias inmobiliarias bajo contrato de mandato.

¿Cuándo es obligatorio emitir factura electrónica por un arriendo en Colombia?

La obligación formal de expedir factura electrónica de venta (FEV) ante la DIAN está regulada principalmente por los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario. Un punto fundamental que debes entender es que la obligación de facturar es independiente de si el servicio cobra IVA o no.

Para saber si debes facturar como propietario, debes evaluar dos factores principales: tu naturaleza jurídica (persona natural o jurídica) y tus niveles de ingresos brutos anuales.

1. Personas jurídicas (Empresas, SAS, Sociedades)

Si la propiedad está a nombre de una persona jurídica (por ejemplo, una SAS patrimonial o una sociedad comercial), la obligación de expedir factura electrónica de venta es del 100%, sin importar si el inmueble es un apartamento o una bodega industrial.

2. Personas naturales rentistas de capital

Si eres una persona natural que arrienda un inmueble de su propiedad, quedas exento de la obligación de expedir factura electrónica siempre que cumplas simultáneamente con los requisitos para operar como no responsable de IVA (artículo 437, parágrafo 3 del Estatuto Tributario) y no seas comerciante obligado por otros topes generales. Entre estas condiciones destacan:

• Haber obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad gravada inferiores a 3.500 UVT en el año gravable anterior o en el año en curso.
• No poseer más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerza su actividad.
• No desarrollar actividades bajo franquicia, concesión o sistema que implique la explotación de intangibles.
• No ser usuario aduanero.

Si cumples estas condiciones, la ley te califica como no obligado a facturar (artículo 1.6.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016). Por lo tanto, ningún inquilino —así sea una gran multinacional— te puede obligar legalmente a contratar un software o habilitarte en la DIAN para darles factura electrónica.

Arriendo de vivienda vs. Local comercial: el impacto del IVA (19%)

Un error muy extendido es asumir que si un contrato lleva IVA, automáticamente exige factura electrónica, o que si está exento de IVA, no requiere ningún comprobante. En Colombia, el uso que le da el inquilino al inmueble determina la causación del Impuesto sobre las Ventas (IVA):

Tipo de Inmueble	Tratamiento de IVA	Tarifa Aplicable	¿Requiere Factura Electrónica?
Vivienda Urbana	Excluido (Art. 476 Numeral 15 ET)	0% (No se cobra IVA)	Solo si el arrendador es persona jurídica o responsable de IVA.
Local Comercial / Oficina	Gravado (Art. 420 ET)	19% general	Si el arrendador es no responsable de IVA, cobra sin IVA. Si es responsable, aplica 19% y factura FEV.
Parqueaderos / Bodegas	Gravado (Art. 420 ET)	19% general	Mismo criterio: depende de la responsabilidad tributaria del propietario.

En los inmuebles destinados a oficinas y locales comerciales, la tarifa general del 19% de IVA solo la debe facturar y recaudar aquel arrendador que sea responsable de IVA. Si eres una persona natural no responsable, tu contrato mercantil estipulará el canon neto sin adicionar el 19%, ya que no estás habilitado para cobrar este tributo a favor del Estado.

Si el propietario no está obligado a facturar, ¿cómo legaliza el inquilino el pago?

Cuando el inquilino es una empresa, comerciante o persona natural declarante de renta, necesita un soporte válido ante la DIAN para que el pago del arriendo sea aceptado como costo o deducción en su liquidación anual de impuestos. Si el propietario no está obligado a emitir factura electrónica, ¿cómo lo resuelve?

La respuesta legal es el Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a Sujetos No Obligados a Expedir Factura de Venta (Resolución DIAN 000167 de 2021 y Resolución 000165 de 2023).

Es crucial entender los roles en esta operación:

1. El inquilino genera el Documento Soporte: La obligación de transmitir este comprobante electrónico a la DIAN recae sobre el comprador o arrendatario (la empresa o profesional que paga), no sobre el propietario. Si quieres profundizar sobre cómo funciona este mecanismo para contratantes, revisa nuestra guía sobre el documento soporte DIAN para no obligados a facturar.
2. El propietario entrega sus documentos básicos: Para que tu inquilino pueda elaborar dicho documento ante la DIAN, tú como propietario solo debes facilitarle:

Con estos dos insumos, la empresa inquilina emite directamente desde su propio sistema contable el Documento Soporte Electrónico sin que tú debas incurrir en gastos de facturación electrónica.

Facturación a través de inmobiliaria: el Contrato de Mandato

Muchos propietarios entregan la administración de sus inmuebles a agencias inmobiliarias bajo un contrato de mandato. En estos escenarios, el arrendatario no interactúa directamente con el propietario para temas tributarios.

Según el artículo 1.6.1.4.9 del DUR 1625 de 2016, la facturación se maneja de la siguiente manera:

• La inmobiliaria expide la factura al inquilino: La agencia inmobiliaria (mandataria) emite la factura electrónica de venta al arrendatario utilizando su propio NIT. En el comprobante se especifica la condición de mandato y se identifica al mandante (propietario).
• Desglose de valores: La factura de la inmobiliaria diferencia el cobro del canon de arrendamiento de la comisión de corretaje o administración que la agencia le cobra al propietario.
• Certificación al propietario: Al final del mes o del período, la inmobiliaria le expide al propietario una certificación avalada por contador o revisor fiscal con el detalle de los ingresos recaudados, el IVA generado (si aplicaba) y las retenciones en la fuente practicadas.

Esta modalidad brinda total tranquilidad al pequeño arrendador, ya que la responsabilidad operativa de la expedición electrónica recae en la estructura tecnológica de la inmobiliaria.

Paso a paso para emitir factura electrónica gratis si eres arrendador obligado

Si tras evaluar tus ingresos o estructura societaria resulta que sí estás obligado a facturar electrónicamente (por ejemplo, creaste una SAS para tus inmuebles o superaste los topes de 3.500 UVT), no es indispensable contratar un software contable privado de alto costo.

La DIAN pone a disposición de todos los contribuyentes su plataforma pública y gratuita. Los pasos generales para habilitarte son:

1. Ingreso a la DIAN: Accede a la sección de Factura Electrónica en el portal oficial de la DIAN con tu firma digital o clave de usuario.
2. Configuración del servicio gratuito: Elige el modo de operación "Solución Gratuita DIAN" en la sección de habilitación.
3. Solicitud de resolución de numeración: Tramita en la pestaña de Muisca la autorización de numeración para facturación electrónica con su respectivo rango y prefijo (ejemplo: FE-1 a FE-500).
4. Asociación de prefijos: Asocia el rango numérico autorizado al software gratuito en el sistema de la DIAN.
5. Generación de la factura: Ingresa los datos del inquilino (NIT o cédula, correo electrónico de recepción fiscal), el concepto (ejemplo: "Canon de arrendamiento de local comercial #2 - Mes de junio") y el valor. La plataforma genera automáticamente el archivo XML y la representación gráfica en PDF validada con código QR.

Publica y gestiona tu propiedad sin complicaciones intermedias

Como propietario en Colombia, llevar las cuentas de tus inmuebles en regla y contar con contratos ajustados a la ley es indispensable para asegurar rentabilidades estables. Ya sea que arriendes una oficina comercial en El Poblado, una bodega en Bogotá o una vivienda familiar en Cali, estructurar las obligaciones tributarias desde el primer día te evita contratiempos fiscales. Para asegurarte de que tus acuerdos cumplan todas las exigencias legales, es aconsejable consultar las pautas sobre cláusulas en contratos de arrendamiento en Colombia.

Si buscas arrendar tus inmuebles comerciales o residenciales de forma directa, conectando con inquilinos o compradores calificados sin pagar comisiones ni intermediarios costosos, en Colombia Move cuentas con la plataforma ideal para publicar tu oferta.

Preguntas frecuentes

❓ ¿Si soy persona natural y arriendo un apartamento, tengo que expedir factura electrónica?

No, si eres una persona natural rentista de capital que no supera los 3.500 UVT de ingresos brutos anuales y cumples los requisitos de no responsable de IVA. Tu inquilino puede legalizar el gasto expidiendo directamente el Documento Soporte ante la DIAN con la copia de tu RUT y una cuenta de cobro.

❓ ¿Qué pasa si el inquilino es una empresa y me exige factura electrónica?

Debes aclararle que la normativa fiscal (Decreto 1625 de 2016) te clasifica como sujeto no obligado a facturar. La empresa adquirente debe transmitir a la DIAN el Documento Soporte Electrónico para deducir el canon en su declaración de renta, sin que estés forzado a habilitarte como facturador.

❓ ¿El arriendo de oficinas y locales comerciales siempre lleva IVA del 19%?

El arriendo comercial está gravado por regla general con IVA del 19%, pero solo se debe facturar y cobrar si el propietario es persona jurídica o persona natural clasificada como responsable de IVA. Las personas naturales en régimen no responsable cobran el canon neto sin adicionar IVA.

❓ ¿Cómo factura una inmobiliaria cuando administra mi inmueble bajo contrato de mandato?

La agencia inmobiliaria mandataria expide la factura electrónica directamente al inquilino bajo su propio NIT, especificando la condición de mandato. En el documento se diferencia el canon del propietario de la comisión de administración de la inmobiliaria, entregando luego una certificación mensual al dueño.

❓ ¿Qué documento debe entregar un arrendador no obligado para cobrar el arriendo?

Es suficiente entregar una cuenta de cobro o recibo firmado con la identificación clara del período y del inmueble, acompañado de una copia legible del Registro Único Tributario (RUT) actualizado donde conste tu calidad de no responsable de IVA.

❓ ¿Tiene algún costo emitir factura electrónica si soy propietario obligado?

No necesariamente. Aunque existen proveedores tecnológicos privados con planes de pago, la DIAN dispone de un sistema web completamente gratuito que permite emitir, validar y enviar facturas electrónicas a tus arrendatarios sin costo por software.